* القسم القنصلي

القسم القنصلي بالقاهرة ونجاح استخدام تقنية المعلومات

في البدء اتقدم بخالص الشكر والتقدير لقيادة الوزارة ممثلة بشخص معالي الاستاذ الدكتور ابو بكر عبدالله القربي الذي سعى جاهدا الى حث جميع موظفي وزارة الخارجية في الداخل والخارج لتطوير انفسهم ليتمكنوا من مواكبة الثورات المتتالية في عصر المعلوماتية، كما اتقدم بالشكر والتقدير لسعادة السفير الدكتور عبدالولي الشميري سفيراليمن لدى مصر ومندوبها الدائم لدى جامعة الدول العربية على الجهود التي بذلها معي في تسهيل انجاز اعمال القسم القنصلي الاعتيادية واعمال اللجان التي كلفني بها للحضور والمشاركة في اعمال جامعة الدول العربية، وكذا توفير الوسائل الضرورية والهامة جدآ لتطوير العمل بأستخدام التكنولوجيا الحديثة ودوره الاساسي الذي كان له الاثر الايجابي في الدفع بقدراتي ونشاطي نحو تحقيق الكثير من النجاحات.
ان ماتم تنفيذه في القسم القنصلي هو نتاج متابعة مستمرة وحثيثة من قبل سعادة السفير الهادفة دومآ الى تطوير اداء عمل القنصلية عن طريق ادخال التقنيات الحديثة في تسيير مهام اعمالنا وقد تابع خطوة بخطوة كافة المراحل التي مرينا بها واغنائها بآرائه ومقترحاته التي ساعدتنا كثيرآفي الوصول الى ماوصلنا اليه، وبهذا نكون في القسم القنصلي بالقاهرة قد حققنا جزء بسيط مما تسعى اليه قيادة الوزارة من تحقيقه. وبمجهود ومساعدة المهندس/ محمد عبدالرحيم الموظف المحلي بالسفارة قمنا بتصميم عدة برامج لأنجاز مهام اعمال الشئون القنصلية وكذاللعمليات المالية المتعلقة بتحصيل الرسوم والبدء في حينه باعداد برنامج يختص بخزن بيانات الجوازات التي تم اصدارها وكذا ربط برنامج التأشيرات ببرنامج ملحق اخر يخص القائمة السوداء، حيث ساعدت تلك البرامج في تسهيل عمل المختصين وخاصة عمليات احتساب المبالغ وتفريدها وتحليلها بالاضافة الى سرعة عملية اعداد الكشوفات الخاصة للحصول عليها مطبوعة اومعروضة على شاشة الكمبيوتر.
كما ان القسم القنصلي باشر مهام اعماله باستخدام تقنية المعلومات في تسيير مهام اعماله اليومية ابتداء من الربع الاول من عام 2006م اي بعد مباشرتي للعمل في السفارة ب(9)اشهر تقريبا وتعتبر الفترة الماضية، دراسة الكمبيوتر باحدى المعاهد المتخصصة وحصولي على الدبلومه بدرجة امتياز بفضل ودعم الدكتور عبدالولي الشميري كما تم استقطاب بعض البيانات من القنصلية العامة في دبي ساعدتنا من حيث الفكرة ولكننا وسعنا وطورنا العمل في البرنامج، وماكان هذا ليتحقق لولا تعاون زملائي المهتمين بهذا المجال بهدف مساعدتهم في تسهيل اداء مهامهم اليومية عن طريق استخدام الكمبيوتر وتطبيقاته، ولاانسى المتابعة الجادة والحثيثة الهادفة لتطوير العمل من قبل سعادة السفير الدكتور عبدالولي الشميري الذي كان له الدور الاساسي في حث الجميع منذ قدومنا للعمل بالسفارة والمندوبية الدائمة بالقاهرة على ايجاد الية عمل تتسم بالسرعة والتنظيم والدقة تميزنا عن باقي البعثات.

القسم القنصلي بالقاهرة ونجاح استخدام تقنية المعلومات:
اعتماد القنصلية على قواعد البيانات في تسيير مهامها: يشرفني القول بأنه بفضل الجهود المتواصلة التي بذلتها مع سعادة السفير حفظه الله والاخ المهندس/ محمد عبدالرحيم والمهتمين من الزملاء في هذا المجال، اصبح القسم القنصلي بالقاهرة ومنذ الفترة المشار اليها آنفا تعتمد اعتمادا كليا على البرامج التى قمنا بتصميمها في تسجيل وتقييد كافة الاعمال القنصلية وكذا احتساب كافة الاجراءات المالية المتعلقة بالتصديقات والتأشيرات والشئون المالية الخاصة بالمعاملات الاخرى كالجوازات ،الاضافات،....الخ والاستغناء الكامل عن السجلات اليدوية القديمة.
اهم ماتميزبه القسم القنصلي بفضل استخدام تقنية المعلومات:
تميز بالكثيرمن الاعمال مما جعل منه نموذجا يقتدى به، لحداثة الطريقة التي يتبعها في تسييراعماله وتميزه في تقديم الخدمات للمواطنين وللاجانب، كان لأستخدام تقنية المعلومات دورا هاما في انجاز المهام اليومية والشهرية من خلال مايلي:-
1- ارسال كشوفات تفصيلية للتصديقات والتأشيرات بشكل شهري منتظم تحتوي صفحاتها على كافة البيانات المطلوبة، في حين تكتفي معظم البعثات بارسال خلاصات عددية وذلك لعدم امكانية ارسال اوتصوير كشوفاتها الكبيرة الحجم (وذلك ماكان هوالحال في القسم القنصلي قبل ادخال نظام الكمبيوتر).
2- امكانية طباعة الكشوفات بشكل منظم بحسب الطلب وفي اي وقت حيث ان كافة العمليات التي تم ويتم انجازها بشكل يومي مخزنة في جهاز الكمبيوتر.
3- سهولة البحث عن المعلومات التي نحتاج لها وامكانية الحصول عليها خلال ثوان معدودة وذلك لكافة المعاملات التي تم انجازها ابتداء من تاريخ ادخال البيانات.
4- الحصول على الأحصائيات المختلفة خلال دقائق مع امكانية طباعتها او الاطلاع عليها من خلال شاشات الكمبيوتر، واهمها الخلاصة التحليلية التي توضح وتلخص كافة المعاملات المالية التي تمت لفترة معينة حيث توضح عدد السندات المستخدمة وعدد المعاملات في السندات وعدد كل نوع من العمليات التي تمت(تصديقات،تأشيرات،جوازات،اضافات.....الخ)على مستوى اليوم الواحد، واجماليات نهائية لكل المعاملات للفترة المحددة مسبقا.
5- امكانية متابعة عمل الاقسام التي قمنا بتصميم برامج لها من مكتب السفير والقنصل مباشرة، حيث بأمكانهما متابعة حركة المعاملات والحصول على الاحصائيات المطلوبة في اي وقت.
6- تحقيق احد اهداف الوزارة وهو دفع الموظفين للتعامل مع التقنيات الحديثة وزيادة خبراتهم من خلال احتكاكهم اليومي بالكمبيوترالذي اصبح ملازما لاعمالهم.
7- امكانية قيام اي موظف بمساعدة زميله الاخر دون ان يغادر مكتبه وذلك بفضل الامكانيات التي وفرتها لنا شبكة الكمبيوتر التي وجه بانشائها السفيرالدكتور عبدالولي الشميري قبل البدء بعملية البرمجة بوقت كافي.
8- رسم صورة مشرفة لطبيعة عمل الدبلوماسية اليمنية من خلال مايلمسه الزائر اليمني او الاجنبي من استخدامنا للتكنولوجيا الحديثة في اعمالنا اليومية والتي بلاشك وفرت لنا الجهد والمال مع امكانية الحصول على البيانات المطلوبة خلال ثوان معدودات.

برنامج الارشيف الخاص بملفات معاملات اصدار الجوازات:
يعتبرالحصول على بيانات اصدار الجوازات والمتواجدة في الملفات بمخازن القنصلية من المهام الصعبة، لأحتواء المخازن على الاف ملفات المعاملات التي تم اصدار جوازات لاصحابها خلال فترة تمتد لاكثرمن عشرين عاماونظرا لصعوبة فهرستها بشكل منظم لعدم امكانية اتباع قاعدة معينة لخزن ملفات الجوازات، وبتكليف من سعادة السفير الذي كان مهتما بهذا الموضوع اهتماما كبيرالحل هذه المشكلة قمنا بتصميم برنامج لترتيب حفظ ملفات اصدار الجوازات والاضافات و..الخ وبعد الانتهاء من اكمال تصميم البرنامج بالشكل المطلوب تمت عملية ادخال الملفات القديمه ولازال العمل في هذا الصدد مستمر وبحاجة الى الوقت في حفظ البيانات آليآ فقط.

مزايا البرنامج:
اصبح بمقدور القسم القنصلي بالسفارة الآن العودة لأوليات صرف أي جواز خلال فترة لاتتجاوز الدقيقتان وذلك هو الوقت المستغرق للبحث في البرنامج وكذا استخراج الملف المطلوب اوالبيانات من الارشيف اوداخل البرنامج بأستخراج نسخة بجميع البيانات المراد مطابقتها او غير ذلك.

في الماضي: وقبل تصميم البرنامج وتطبيقه، اذا طلب من المختص استخراج ملف ما من الارشيف، فكان معروف بأنه يقوم بتسجيل بيانات الملف المطلوب للبحث عنه بعد الدوام اوفي حالة سكون العمل وفي بعض الحالات كنا نتشارك جميعا في البحث عن الملف المطلوب، وفي اغلب الحالات لانتمكن من الوصول اليه رغم تأكدنا من وجوده.

ربط السفارة والمندوبية الدائمة بالوزارة: من الاهداف المرسومة المستقبلية ربط السفارة والقسم القنصلي بالوزارة ليكون هناك تناغم في عملية تبادل البيانات واستغلال التكنولوجيا الحديثة في تسهيل وتسريع عملية نقل البيانات من والى الوزارة.

عوامل النجاح: لم نكن لنتمكن من القيام بكافة الاعمال التي قمنا بها مالم تتوفر لدينا العوامل التالية:
1- الادارة الناجحة والطموحةالساعية دوما لأظهار الوجه المشرف لليمن من خلال القيام بالاعمال المتميزة متمثلة بشخص السفير الدكتور عبدالولي الشميري سفير اليمن لدى مصر والجامعة العربية .
2- توفر الكفاءة البرمجية لتصميم وتشغيل البرامج بالامكانات المتاحة.
3- النية الحقيقية في التغيير والسعي من اجل تحقيقه بشتى الوسائل وكانت احداها الزام الموظفين التعامل مع الكمبيوتر كأساس لاداء مهامهم اليومية.
4- توفير اجهزة الكمبيوتر المناسبة لاداء المهام المطلوبة.
5- وجود خطة عمل واضحة واهداف منطقية وجهود متواصلة للتغيير نحو الافضل.
6- التعاون والدعم المستمر من قبل سعادة السفير والزملاءالمهتمين بضرورة مواكبة التكنولوجيا الحديثة.

وفي الاخير:لايسعني الا ان اتقدم بالشكر والعرفان لسعادة السفير القدير المخلص الدكتور عبدالولي عبدالوارث الشميري سفير الجمهورية اليمنية لدى مصرومندوبها الدائم لدى الجامعة العربيةعلى مابذله من مال وتشجيع وتكريم لنجاح هذا العمل المميز عن باقي بعثاتنا بالخارج،ان الجهود التي بذلت في الاعمال التي تم تنفيذها وذكرها وفي الاعمال التي ننوي بقيامها ولم نذكرها لم تأت من فراغ بل كانت نتاج دعم وتشجيع وتمويل سعادة السفير وتعاون جميع من تعاون معنا وساعدنا بالافكار والمعلومات في تجربة وتشغيل وتفعيل تلك البرامج ... نتمنى ان يتم الاستفادة من هذا البرنامج في اعداد ماهوافضل منه، ونؤكد ان جميع الاعمال الكبيرة تبدأ بخواطر تبدو في البداية صعبة اومستحيلة المنال وتتحقق فقط بالعمل الجاد والنوايا الصادقة الهادفة لخلق كل ماهو جديد ومفيد للجميع.
ارجوان نستفيد من بعضنا البعض وان نقف جميعا امام الاعمال الناجحة ونكرم منجزيها لنضمن استمرارية عطائهم، ونحن هنا جميعا على استعداد لتقبل الملاحظات والانتقادات الهادفة الى تطوير ماقمنا به مع استعدادنا الكامل لتقديم الدعم والعون بقدر مانمتلكه من خبرة في هذا المجال لكل من يرغب،،

 أعلى

---